Comment utiliser l'Assistant Planification dans Viacesi Mail ?

Créez une demande de réunion ou de rendez-vous, puis cliquez sur l'onglet Assistant Planification.

2. Sous Participants, tapez les noms ou les alias des personnes que vous souhaitez inviter à votre réunion. Les noms que vous entrez seront automatiquement résolus, si possible. Si une correspondance exacte ne peut pas être trouvée pour un nom, celui-ci est souligné. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom afin d'afficher la liste des correspondances possibles. Cliquez sur le nom correspondant pour l'ajouter à la liste des participants. Vous pouvez également cliquer sur Participants pour ouvrir la fenêtre Carnet d'adresses.

3. Pour définir un participant comme Obligatoire, Facultatif ou Ressource, cliquez sur l'icône en regard du nom. Chaque fois que vous cliquez sur l'icône, elle passe au paramètre suivant. L'organisateur de la réunion ne peut pas être modifié.

4. Le tableau des disponibilités affiche automatiquement les agendas de tous les participants le jour de votre réunion et souligne cette dernière. Une barre bleue en regard d'un nom dans la fenêtre de planification signifie que cette personne est occupée à ce moment-là.

5. Pour changer la date de la réunion, cliquez sur la zone Début ou Fin, puis sélectionnez une nouvelle date de réunion.

6. Pour déplacer l'heure de la réunion, cliquez au centre de la barre en surbrillance qui représente l'horaire, puis déplacez la réunion vers une autre heure.

7. Après avoir vérifié la disponibilité, cliquez sur l'onglet Rendez-vous pour finir de remplir votre demande de réunion.

Autres informations utiles
En regard du tableau des disponibilités se trouve un résumé de la disponibilité du participant. Le résumé offre une liste des dates et heures de réunion possibles, ainsi que le nombre de participants et de ressources sélectionnés disponibles à chaque fois. Pour afficher les détails d'un horaire spécifique, cliquez sur l'horaire dans la liste Heures suggérées. Pour afficher les heures possibles pour les autres jours, cliquez sur le calendrier dans le volet Heures suggérées. Le fait de cliquer une fois sur la liste Heures suggérées déplace automatiquement la réunion à cette heure.

Vous pouvez utiliser la barre d'outils Assistant Planification pour modifier la date, l'heure de début et l'heure de fin de la réunion. Vous pouvez utiliser la fenêtre Heures suggérées pour modifier la date et la durée de votre réunion et sélectionner une heure suggérée.

Dans la barre d'outils de l'Assistant Planification, une option permet d'afficher uniquement les heures de travail. Si elle est sélectionnée et que les heures de travail d'un ou plusieurs participants ne coïncident pas avec celles des autres participants, l'Assistant Planification indiquera qu'il n'a pu trouver d'heure disponible pour la réunion. Cela se produit fréquemment pour les réunions dont les participants se trouvent dans des fuseaux horaires différents. Vous pouvez désactiver Afficher uniquement les heures de travail pour afficher des heures de réunion possibles.